受注管理の流れ
受注管理は、受注に関する書類（見積書・受注書・請求書）とそのステータスを管理し、最終的には、請求額の入金がされたかどうかまで管理します。
大まかな流れは以下の通りです。
見積書
見積書 一覧画面
サイドメニューの見積書より見積書の一覧画面を表示します。
基本的な操作や表示については、「商品」の一覧画面などと同様です。
見積書の新規作成
一覧画面より「＋New」ボタンをクリックして、新たな見積書を作成できます。必要項目を入力の上「保存」ボタンをクリックして登録完了します。
項目名が赤字のフィールドは入力が必須となります。
見積書のPDFダウンロード
作成した見積書をPDFでダウンロードするには詳細画面で以下の操作を行います。
見積書のステータスを変更する
作成直後は「下書き」ステータスになっておりますが、見積書のステータスを順次変更していくことで見積書の状態が明確に管理できます。
お客様へ見積書を送付した
PDFファイルをお客様に送信したら「送信済みにする」をクリックすることで、見積書のステータスが「送信済み」に変更されます。
上記操作で以下のようにステータスが変更されます。
お客様から見積書を承諾いただいた
お客様から見積もりを承諾いただいた場合、「承諾として設定」することで、見積書のステータスが「承諾」に変更されます。
上記操作で以下のようにステータスが変更されます。
お客様から見積書を差し戻しされた
お客様から見積もりを否認・差し戻しされた場合、「差し戻しとして設定」することで、見積書のステータスが「差し戻し」に変更されます。
上記操作で以下のようにステータスが変更されます。
見積書を受注書に変換
作成した見積書を受注書に変換するには詳細画面で以下の操作を行います。
なお、受注書に変換するには、見積書が「承諾」ステータスになっている必要があります。
見積書を請求書に変換
作成した見積書を請求書に変換するには詳細画面で以下の操作を行います。（「差し戻し」ステータスだと変換操作は行えません。）
受注書
受注書一覧画面
サイドメニューの受注書より受注書の一覧画面を表示します。
基本的な操作や表示については、「見積書」の一覧画面などと同様です。
受注書の新規作成
見積書を変換して受注書を作成することが一般的ですが、一覧画面より「＋New」ボタンをクリックして、新たな受注書を手動で作成できます。必要項目を入力の上「保存」ボタンをクリックして登録完了します。操作方法は見積書と同様です。
受注書のPDFダウンロード
作成した受注書は見積書と同様の操作でPDFダウンロードが可能です。
受注書のステータスを変更する
作成直後は「下書き」ステータスになっておりますが、受注書のステータスを順次変更していくことで受注書の状態が明確に管理できます。
受注が確定した
受注が確定したら「確定済み」をクリックすることで、受注書のステータスが「確定済み」に変更されます。
上記操作で以下のようにステータスが変更されます。
受注書を請求書に変換
作成した受注書を請求書に変換するには詳細画面で以下の操作を行います。
なお、請求書に変換するには、受注書が「確定」ステータスになっている必要があります。
請求書
請求書一覧画面
サイドメニューの請求書より請求書の一覧画面を表示します。
基本的な操作や表示については、「見積書」の一覧画面などと同様です。
請求書の新規作成
見積書または受注書を変換して請求書を作成することが一般的ですが、一覧画面より「＋New」ボタンをクリックして、新たな請求書を手動で作成できます。必要項目を入力の上「保存」ボタンをクリックして登録完了します。操作方法は見積書と同様です。
請求書のPDFダウンロード
作成した請求書は見積書と同様の操作でPDFダウンロードが可能です。
納品書の印刷
納品書を印刷する場合、PDF/印刷より「納品書の印刷」をクリックします。
請求書のステータスを変更する
作成直後は「下書き」ステータスになっておりますが、請求書のステータスを順次変更していくことで請求書の状態が明確に管理できます。
請求書を送信した
PDFファイルをお客様に送信したら「送信済みにする」をクリックすることで、請求書のステータスに入金期限までの残り日数が表示されます。
上記操作で以下のようにステータスが変更され、支払い期限が表示されます
支払いの記録
請求金額が入金されたら以下の手順で支払いの記録を行います。
請求書詳細画面から「支払いの記録」をクリックします。
以下画面にて入金日や金額を確認し、「支払いの記録」をクリックします。
「この支払いについての確認・お礼メールを送信する」チェックは外してください。チェックがついていると自動でメールが送信されてしまいます。
上記操作で以下のようにステータスが変更されます。
支払いをオンラインで受け付ける
現金や銀行振込以外に、クレジットカードでの決済を行うことも可能です。
※ Stripe決済の設定が完了している場合に限ります。Stripe決済の設定方法は公式ヘルプをご参照ください。
請求書にオンライン支払いリンクを表示する
請求書の編集画面にて以下の箇所をチェックします。
出力されたPDFを確認すると以下の通り電子決済オプションが表示され、アイコンをクリックすることでお客様からクレジットカード払いをしていただけます。
支払いリンクを作成してお客様にリンクを送信する
請求書に支払いリンクを追加する以外にも、手動でリンクを作成してお客様から支払いを受け付けることも可能です。
請求書詳細画面にて「共有」をクリックします。
表示された以下の画面で「リンクの作成」をクリックします。
URLが生成されますので、「リンクのコピー」をクリックします。
コピーしたリンクをお客様にメール等でご連絡します。
参考： お客様の画面
請求書リンクまたは手動リンクをお客様が表示すると以下のような画面が表示され、「今すぐ支払う」よりクレジットカード番号等の入力を行い決済できます。
入金情報の確認
サイドメニューの「入金」より、今までの入金情報の確認が可能です。
